El artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal (LPH) determina cuales son las obligaciones del administrador de la comunidad de propietarios. Aunque no se relacionan de manera explícita las obligaciones, se citan de forma genérica cuáles son sus responsabilidades. El apartado f deja abierto que la Junta de Propietarios asigne más funciones al administrador.

A la hora de contratar los servicios de un administrador es posible firmar un contrato con él en el que se haga una relación más detallada de las funciones que llevará a cabo.

El administrador no debe excederse en el cumplimiento de sus funciones y debe tener en cuenta que el órgano máximo de gobierno es la Junta de Propietarios que será quién tome la mayoría de las decisiones relacionadas con la comunidad, pero tampoco debe abandonar sus obligaciones. En estos casos la comunidad puede ejercitar acción de responsabilidad contra el administrador.

Los administradores colegiados son beneficiarios de pólizas de seguros suscritas por los Colegio Profesionales de Administradores de Fincas. En el caso del Colegio de Administradores de fincas de Madrid las coberturas son las siguientes:

1.000.000 €: Cubriendo el riesgo de Responsabilidad Civil Profesional ante las Comunidades administradas.

25.000,00 €: Por Fianza, que avala la gestión económica y el movimiento dinerario de dicha Comunidad

ARTÍCULO 20 LPH:

CORRESPONDE AL ADMINISTRADOR:

a) VELAR POR EL BUEN RÉGIMEN DE LA CASA, SUS INSTALACIONES Y SERVICIOS, Y HACER A ESTOS EFECTOS LAS OPORTUNAS ADVERTENCIAS Y APERCIBIMIENTOS A LOS TITULARES.

El administrador debe conocer en todo momento el estado del inmueble, y lograr un correcto funcionamiento, así como conocer las normativas que afectan a las instalaciones que tiene la comunidad comunicando informando en todo momento a los propietarios de las actuaciones que tienen realizar.

b) PREPARAR CON LA DEBIDA ANTELACIÓN Y SOMETER A LA JUNTA EL PLAN DE GASTOS PREVISIBLES, PROPONIENDO LOS MEDIOS NECESARIOS PARA HACER FRENTE A LOS MISMOS.

El administrador de la comunidad debe realizar un presupuesto de gastos, que consiste en hacer una previsión de los gastos que tendrá la comunidad en el siguiente ejercicio económico. Gracias a la elaboración de este presupuesto se puede determinar la cuota que tiene que abonar cada comunero (en función de su coeficiente de participación y de los diferentes grupos de gastos si los hubiese), para poder hacer frente a los pagos previstos. Este presupuesto debe presentarse ante la junta de propietarios para su aprobación tal y como indica el artículo 14 de esta misma ley.

c) ATENDER A LA CONSERVACIÓN Y ENTRETENIMIENTO DE LA CASA, DISPONIENDO LAS REPARACIONES Y MEDIDAS QUE RESULTEN URGENTES, DANDO INMEDIATA CUENTA DE ELLAS AL PRESIDENTE O, EN SU CASO, A LOS PROPIETARIOS.

EL administrador debe resolver con la mayor brevedad posible las averías y asuntos urgentes que surgen en las comunidades informando en todo momento al presidente o propietarios de la finca.

d) EJECUTAR LOS ACUERDOS ADOPTADOS EN MATERIA DE OBRAS Y EFECTUAR LOS PAGOS Y REALIZAR LOS COBROS QUE SEAN PROCEDENTES.

Los acuerdos válidamente adoptados son ejecutivos desde el momento en que se cierre el acta con las firmas del presidente y secretarios salvo que la ley previere lo contarios. (Art. 19.3).

e) ACTUAR, EN SU CASO, COMO SECRETARIO DE LA JUNTA Y CUSTODIAR A DISPOSICIÓN DE LOS TITULARES LA DOCUMENTACIÓN DE LA COMUNIDAD.

 En este sentido el administrador es el responsable de conservar la documentación de la comunidad de propietarios durante los plazos establecidos legalmente según el tipo de documento.

El hecho de que la documentación esté a disposición de los titulares no significa que pueda entregar toda la documentación a todos los propietarios ya que hay que cumplir la Ley Orgánica de Protección de Datos especialmente con los documentos que contengan datos personales.

El administrador tiene el deber de custodiar la documentación de la comunidad, pero lógicamente no es el titular de la misma, por lo que al ser destituido deber toda la documentación que obre en su poder al presidente o al nuevo administrador.

 f) TODAS LAS DEMÁS ATRIBUCIONES QUE SE CONFIERAN POR LA JUNTA.

La junta de propietarios podrá determinar y encargar al administrador otras funciones relacionadas con la comunidad no especificadas de manera explícita en los apartados anteriores siempre y cuando esa autorización sea suficiente, es decir que hay asuntos para los que la autorización de la Junta al administrador no es  validada como por ejemplo la representación judicial de la comunidad (excepto en el caso de reclamación de morosos) que expresamente la LPH determina que esta representación corresponde al presidente.